Commandes (1) Paramétrer
Dans cet article nous vous indiquons comment paramétrer le service de gestion des commandes pour une AMAP.
Rendez vous sur l'écran de paramétrage de l'AMAP. Pour cela vous devez être coordinateur de votre AMAP. Le boutons se trouve dans la page d'accueil ou depuis la colonne de gauche.Activer le catalogue
Dans l'écran de paramétrage, rendez vous à la section "Gesion des produits". La gestion du catalogue doit être active pour que l'on puisse le saisir et commander.
- Cochez "Activer la getsion du catalogue": cette option active la saisie des produits au niveau du lieu de distribution
- Délai de commande par défaut: il s'appliquera à tous les produits. S'il est de 2 jours par exemple, les amapiens peuvent commander ou modifier une commande du contrat jusque 2 jours avant la distribution. Indiquez zéro, car il est préférable d'indiquer un délai de commande spécifique à chaque produit, en lien avec le producteur. En effet le délai doit permettre au producteur de produire la commande. Pour le pain ou des produits laitiers, ce délai sera différend.
- "Notifier les clients 2 jours avant ..." ici vous pouvez activer une notification pour que chaque amapien reçoive un email lui indiquant qu'il peut modifier ou choisir de nouveaux produits. Ce mail contient les codes d'accès de chaque amapien pour faciliter cette démarche.
- Cochez "notifier les producteurs à l'expiration du délai de commande" pour qu'ils reçoivent un email avec la synthèse des commandes fermes (important pour le fonctionnement AMAP)
Présentation du catalogue
Pour un lieu de distribution AMAP
- Cochez "Affichez les tarifs pour les visiteurs non authentifiés" uniquement avec l'accord des producteurs car une AMAP n'est pas une boutique et les prix "publics" ne sont pas nécessaires au fonctionnement. Un producteur peut toutefois souhaiter afficher ces prix pour informer de futurs amapiens.
- Ne cochez pas "présentation du catalogue par produits" car pour une AMAP la présentation naturelle est par producteur.
- Secteurs: ne saisissez rien.
Livraisons et commandes
- Cochez "Saisie manuelle des livraisons": les dates de livraison sont saisies par les coordinateurs qui indiquent quels producteurs sont présents à chaque date.
- Cochez "Activer la gestion des commandes" si vous voulez, en plus du catalogue et des livraisons, pouvoir saisir pour chaque contrat, les produits et les versements.
- Personnalisez le "Message à afficher lors de la validation d'une commande" si vous le souhaitez.
- Ne cochez pas "Autoriser les commandes clients dès l'inscription" car dans le système AMAP, on signe un contrat et un visiteur ne peut pas s'inscrire, commander et passer chercher sa commande. Ainsi pour une AMAP, les contrats et le versement sont un préalable pour pouvoir ensuite seulement, commander ou modifier des commandes.
- Cochez "Autoriser la modification des commandes validées avant expiration du délais" si vous souhaitez que les amapiens en contrat puissent modifier les produits préalablement choisis dans le cadre du contrat, par eux même. C'est recommandé si le producteur est d'accord avec ce fonctionnement. Si cette case n'est pas cochée, la gestion des commandes ne permettra que de consulter mais pas modifier, ou par l'intermédiaire d'un coordinateur uniquement.
- Cochez "Vérification de l'encours" avec une valeur par défaut à zéro pour une AMAP. Cette option indique que le compte de l'amapien doit être crédité pour qu'il puisse commander ou modifier une commande.
Seuils et gestion comptable
- Montant minimal des commandes, indiquez 0 car ce montant minimal est plus lié au contrat AMAP signé avec le producteur
- Poids minimal: option innutile pour les AMAPs, laissez 0
- Message à afficher: laissez vide
- Cochez "Activer la gestion comptable" est indispensable pour pouvoir visualiser les synthèses par producteur, les exports
- Cochez "Facturer les comptes lors de la clôture". En effet une fois la livraison passée, les commandes doivent être "Facturées". Il n'y a pas d'envoi de factures, mais cela signifie que la livraison est validée, les montants sont censés être définitifs. On peut aussi opter pour une facturation manuelle, par exemple s'il faut ajuster les montants après la livraison.
- Cochez "Actuver la saisie des versements" permet à un coordinateur d'effectuer un versement, c'est à dire créditer le compte de l'amapien conformément à ce qu'il a versé au producteur.
Ca y est, le service est "paramétré" vous pouvez passer aux étapes suivantes. La gestion des commandes est relativement complexe mais elle reflète une réalité complexe et fastidieuse à gérer.