Compte rendu de la dernière réunion (lundi 25/08/2025) concernant la saison de l'amap 2025-2026


Décision sur les dates de "non livraison" de la prochaine saison :
  • Pas de livraison/distribution le lundi 29 décembre 2025
  • Pas de livraison/distribution le lundi 6 avril 2026
  • Pas de livraison/distribution le lundi 25 mai 2026
  • Pas de livraison/distribution le lundi 13 juillet 2026


Vérification des référents par contrat .
  • Seul changement, Aurélien prend la gestion du contrat Pain en remplacement de Solenn. Aurélien a des actions de gestion à réaliser asap (Informer les amapiens sur les soldes positifs avant fin de saison, car les soldes seront ensuite remis à zéro pour la prochaine saison. Revoir avec le producteur Pain Virgule le schéma de communication/organisation actuel car il nous manque un point de contact nominatif chez ce producteur)
  • Liste des référents par contrat : AMAP de l'île - Qui contacter par contrat
  • Les nouveaux contrats de la prochaine saison seront lancés/ouverts durant le mois de septembre


Questionnaire pour obtenir un retour des amapiens sur la qualité /ressenti des différents contrats proposés 
  • Damien prend l'action de construire et d'envoyer un sondage
     
En lien,  concernant le sujet "horaires de l’AMAP"
  • Une nouvelle fois le sujet (qui ne fait pas l'unanimité) est abandonné/reporté
  • Cependant l'idée de réduire la plage de livraison/distribution de 10 minutes persiste et sera reproposée ultérieurement  (18h - 19h10). La question sera possiblement posée à tous les amapiens dans le sondage en cours de préparation par Damien.
 
En lien , concernant le sujet autour de nouveaux potentiels contrats à proposer à l'AMAP
  • Possibilité à vérifier concernant la ferme de la galaxie (contrat Pates)
  • Continuer de rechercher un potentiel contrat légumineuse (est-ce qu'au moins un producteur de ce type de produit existe dans la région -> la réponse est oui ; mais est-ce qu'il peut faire le déplacement sur le lieu de l'AMAP -> à vérifier)
  • La question de l'intérêt des amapiens pour ces types de produits sera possiblement posée à tous les amapiens dans le sondage en cours de préparation par Damien.


Concernant le (gros) sujet sur l’attente de nouveaux moyens de paiement possibles pour contractualiser avec les producteurs (en plus du paiement par chèque)
  • Une expérimentation va être mise en place pour le contrat légume dès cette prochaine saison. Il sera proposé (uniquement pour un paiement unique ; tous les paiements en plusieurs fois sont exclus de ce dispositif) la possibilité de payer via cb/virement sur une plateforme spécialisée.. Damien et Seeta avancent sur ce sujet.


Concernant le sujet des demandes récurrentes de flexibilité sur les produits (surtout les paniers légumes), des amapiens voudraient la possibilité d'une pause ou d'un report voire d'un remboursement des paniers non pris en été
  • Sans surprise cela n'arrange pas du tout le producteur qui n'a pas vraiment d'alternative à proposer.
  • De plus cela est assez divergent par rapport à la charte AMAP : merci de relire f4_charte-des-amap-mars-2014.pdf
  • Ce sujet ne peut donc pas être répondu positivement .


Concernant le sujet récurent sur la communication (faire connaitre l'AMAP)
  • Idée d'afficher des affiches à l'entrée de la maison de quartier
  • Idée d'afficher des affiches au sein du CHU (et - en généralisant - dans toutes autres entreprises en proximité de l'AMAP)
  • Des amapiens bénévoles (on fait un appel aux bonnes volontés) participeront au forum des associations (qui a lieu à la maison de quartier) le 13 septembre 2025 de 10h à 16h. A minima Damien puis Adrien seront présents 1h chacun le matin.


Concernant les autres sujets logistique
  • Confirmation définitive par la Mairie de l'impossibilité d'accéder à la maison de quartier dans la période du 1 au 15 aout de chaque année. Les livraisons impactées continueront à se faire sur le trottoir devant la maison de quartier (sauf si l'on trouve un plan B viable entretemps, par exemple faire la livraison/distribution au Wattignies ou au Bar'lle (des cafés/bars à proximité) ).
  • Concernant le manque de fourniture (des crayons principalement), Adrien s'occupe asap de racheter des fournitures.



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Compte rendu de la dernière réunion (lundi 26/08/2024) concernant la saison de l'amap 2024-2025

 
  • Début de saison : 07 octobre 2024 / fin de la saison : 29 septembre 2025 (inclus).
  • La cotisation reste à 2€ pour cette saison. Comme mentionné dans la « FAQ fonctionnement de notre AMAP » la cotisation pourra être réévaluée chaque saison.
  • Nombre de permanence pour un amapien qui souscrit au moins à un contrat de type récurrent : 2 permanences à faire (on réduit d'une permanence par rapport à l'année dernière, mais cela sera ré-évalué si il n'y a pas assez d'amapiens d'inscrits cette saison).

A noter, les dates de non livraisons sont : 11 novembre 2024 (armistice) , 30 décembre 2024, 21 avril 2025 (Pâques) ,14 juillet 2025 (fête nationale)
Les "ajustements/nouveautés" envisagés pour cette saison :
  • On va tenter de solliciter que 2 permanents lors des distributions "légumes-oeufs-pains-champignons" (avec les ajustements logistiques réalisés à la saison dernière, ça semble possible sans s'ajouter de nouvelle contrainte) , pour les autres distributions (avec produits laitiers , pommes etc...) on restera sur 3 permanents nécessaires.
  • On tente aussi une réduction du temps de distribution d'un petit quart d'heure . On commencerait à 18h15 au lieu de 18h pour finir à 19h30 comme d'habitude. Cela pour moins pénaliser les amapiens qui doivent faire leur permanence (et donc partir pour certain.e.s du travail plus tôt). Les amapiens pressés qui arrivent vers 18h pourront aider les permanents à décharger les produits :)
  • On va tenter de mettre en place une "communauté" (sous WhatsApp) de l'amap afin d'échanger tou.te.s plus facilement (par exemple pour faciliter l'échange de panier lors des période de congés).

A noter, par producteur, les contrats sont plutôt sur toute la saison de façon générale (donc pas de renouvellement en cours de saison) du coup, il faut faire plus d'événementiels (point autour d'un verre au bibou,barbecue, dégustations ...) dans l’année afin de dynamiser l’amap.
Durant ces points, on décide de petites actions à faire à court terme (par exemple la distribution de flyer dans les entreprises autour de l'amap, etc..)

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Autres actions logistique (actions @adrien):
- Contrat récurrent avec fréquence de plus 15 jours (par exemple le contrat poulet) devient ponctuel (donc plus d'obligation adhésion et permanence pour un amapien ne prenant que ce contrat)
- Poursuivre les démarches avec la mairie (que les badges d'ouverture porte fonctionnement mieux, que le camion puisse entrer dans la cour)
- Faire le ménage sur la liste coordinateur pour ne laisser que les acteurs actifs à l'amap actuellement
- Ne plus afficher sur le site les contrats très ponctuels « fantôme » (le vin, bière, légumes fermentés, ...)
 

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Retour sur expérience (REX) "administratif/logistique suite début de saison 2023/2024 (lundi 06/11/2023)

 
les +:
  • tous les contrats et adhésions ont été traités avant le début de saison (le 16/10)
  • les modifications administratives (saison d'un an) et logistiques (surtout la logique d'émergement autonome par l'amapien) sont plutôt bien acceptées (il y a une minorité de récalcitrants tout de même)
 
les - :
  • pour avoir été présent 5 lundis de suite avant début de saison, je me rends compte que la grande majorité des questions tournent autour des différents contrats (et c'est toujours les mêmes questions: quel est le nom du producteur, combien dois-je payer, combien puis-je faire de chèques etc...) , et que les amapiens qui posent ces questions sont, par défaut, assez rebutés à aller sur le site web.... ce qui est un vrai souci.
    En plus d'améliorer l'adhésion à aller sur le site web, peut-être faudra t'il aussi ajuster le modèle des contrats afin d'indiquer quelques informations de façon normalisée dans les premières lignes de chaque contrat.
     
  • j'ai fais le retour à Adèle qui fera au mieux de ce qu'elle pense être pertinent: le nombre de chèque pour le contrat Pommes est un irritant. Les amapiens préféraient ne faire que 1 chèque au lieu de 6.
  • je n'ai pas fais le retour à Johan directement, mais le contrat "pas en ligne" pour les Agrumes est aussi un frein. Certains amapiens ne prennent pas le contrat Agrumes pour cela. A voir si ce contrat pourrait être passé "en ligne" pour la prochaine fois? (surement qu'il y a (ou avait) une bonne raison de ne pas le faire en ligne mais je ne sais honnêtement pas laquelle)
  • Y aussi un probable manque de communication (interne) et surement un manque de facilitation afin de souscrire au contrat Poissons qui freinent les amapiens. On en a discuté avec Sébastien sans identifier pour le moment de solution évidente (peut-être faire des moments d'informations/réflexion collective - voir le point d'action plus bas)
 
Les actions en cours:
  • concernant le site web, fort de cette belle expérience de 5 lundis de suite, je me rends compte qu'effectivement le site en mode responsive (sur mobile, en mode standard (vertical)) est un peu déroutant. Du coup, et sur remarque/suggestion émise par Morgan, j'ai effectué une modification importante de la page d'accueil afin que cette page regroupe des pictos+texte permettant d'accéder rapidement à toutes les autres parties du site.
    Ce concept plus visuel que texte (et cette page d'accueil en premier lieu) est à améliorer collectivement à l'avenir. il faut considérer que c'est actuellement juste un prototype pour expérimentation.
    En parallèle, ce que peux faire tout à chacun (surtout les référents et les amapiens quand ils font des permanences), c'est de toujours renvoyer l'amapien vers les informations se trouvant sur le site web. Plus ça deviendra une habitude mieux ça sera.
     
  • concernant le sujet "réflexion collective", il semble vraiment pertinent de mettre en place des points assez court (30mn) ouverts à qui veut (référents contrats comme amapiens) portant à chaque fois sur un sujet précis (le sujet prioritaire semble être : comment faire mieux connaitre l'amap, les moyens et actions de communication externe en soit ; les autres sujets identifiés sont multiples et je n'ai pas listé l'exhaustivité (le contenu du site web, la façon de sourcer les futurs producteurs, la gestion des déchets, les moyens de paiement en monnaie locale, les ajustements logistiques ...)
    Info connexe : j'ai eu le plaisir ce vendredi 03/11, d'aller à la soirée d'inauguration du "BIBOU". Ce nouveau bar juste en face l'amap suit allégrement la nouvelle tendance "bar de semaine / musique / restauration / safe place for all" et donc ce qui nous intéresse et arrange bien, c'est qu'il sera donc ouvert le lundi soir !
     
  • concernant le sujet logistique, les nouvelles tables ont été achetées et sont stockées chez moi en attendant la réunion du 09/11 avec la ville qui nous indiquera quoi faire des anciennes tables. L'objectif étant l'utilisation effective des nouvelles tables avant la fin novembre. Il y aussi un sujet (voire souci) éclairage qui est identifié, il fait vraiment très sombre sous ce préau en hiver, on y voit rien et il va bien falloir trouver une solution....
    En lien avec cette action : j'ai envoyé par mail au référent de la ville , en amont de la réunion du 09/11 , tous les points prioritaires pour l'amap (le déstockage des anciennes tables, la réactivation du badge de la porte d'entrée pour ne plus se retrouver bloqué en aout de chaque année, l'éclairage du préau qui est un souci en hiver et , Graal des Graals (qui ne tente rien n'a rien), la demande d'accès à la cour pour le camion qui faciliterait grandement la logistique)


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Compte rendu de la dernière réunion (lundi 11/09/2023)

Dernière mise à jour (suivi des actions) : 06/11/2023
 

Point 1 (sur 5) - Nouveau fonctionnement (administratif et logistique) de notre AMAP

La réunion a commencé par une remise en contexte suivant la proposition de nouveau fonctionnement de notre AMAP pour la prochaine saison.

Il a été précisé les valeurs principales : mettre en avant le soutien et maintien de l’activité des producteurs ; établir (ajuster) des règles de fonctionnement claires, simples et égalitaires pour tous les amapiens.

Tous les éléments sont détaillés dans deux pages de FAQ (foires aux questions) sur le site web de notre AMAP.
Merci à @tous les référents de (re)lire ces pages et ne pas hésiter à faire remonter toute remarque.


(Ne pas hésiter à modifier le contenu de la page si vous y voyez des fautes de frappes, orthographe/grammaire --> Tuto vidéo pour modifier une page : https://www.energielocale.org/amap-de-l-ile/espace-restreint-aux-referents/aide-globale-pour-tout-referent/ )

 

Concernant le résultat du sondage sur la proposition de nouveau fonctionnement de notre AMAP, il est à l’unanimité favorable. En séance, les présents sont favorables aussi.
Le nouveau fonctionnement de notre AMAP semble donc entériné.

 

 

 

 

Point 2 (sur 5) - Les contrats récurrents

A/ les actions urgentes liées (en synthèse : si possible pour lundi prochain 18/09/2023, mettre en ligne les contrats récurrents de la saison 2023/2024 qui débutent dès la première livraison de la saison (champignons (c'est déjà fait), pains, légumes, œufs)

@Action Damien : communiquer sur le nouveau contrat « Légumes (contrat n°1 pour la saison 2023/2024) »

@Anna : suivant retour de la productrice, créer, mettre en ligne et communiquer sur le nouveau contrat œufs

@Solenn : mettre en ligne et communiquer sur le nouveau contrat pain. La communication comporte une spécificité à savoir que l’on informe chaque amapien que leur solde avec Pain Virgule va dorénavant revenir à zéro à chaque fin de saison à partir de cette fin de saison le 09/10/2023)


B/ les autres actions liées

@Agathe : le contrat porc à quelques spécificités (deux saisons car produits différents en été et hiver, livraison toutes les 6 à 8 semaines) qu’Agathe gère en toute autonomie. Elle lancera et communiquera sur le premier contrat « Porc (contrat n°1 pour la saison 2023/2024) » à la date convenue.

@Jim : poursuivre le sourcing et analyse du producteur « Ferme des Coteaux de la Divatte » afin de voir si ça peut bien coller avec notre AMAP en remplacement de la production de Line. Action moins urgente, il n’y a pas d’absolue obligation d’avoir un contrat laitiers pour le début de saison. Il vaut mieux bien choisir/s’entendre avec un producteur qui restera fidèle à notre AMAP à long terme.

@Eric : pour le futur contrat poulet (l’actuel se terminant en décembre 2023), il faudra créer, mettre en ligne et communiquer vers milieu décembre 2023 un contrat s’étalant de janvier à septembre 2024 (pour ensuite être synchro avec le début de saison suivant).

(Tutos vidéo à venir dans cette fin de semaine afin de bien paramétrer les dates de livraisons pour chaque producteur + bien créer un nouveau contrat : https://www.energielocale.org/amap-de-l-ile/espace-restreint-aux-referents/aide-referent-contrat/ )



 

Point 3 (sur 5) - Vérification de la viabilité des contrats ponctuels et très ponctuels

Nous avons ensuite réalisé une vérification de la viabilité de tous les autres contrats.

C’est un point que nous réaborderons dans la prochaine réunion (pas de date de réunion pour le moment) afin d’ajuster notre communication sur ces contrats (surtout ceux qui ne semblent plus trop viable)

Ainsi que la logistique qui peut être mise en place pour faciliter la vie des référents de contrats très ponctuels qui ne sont plus amapien de notre AMAP (merci encore à elles, Petronela et Sandra).

 

(Pour rappel, il est tenu la liste de « qui contacter par contrat » (ainsi que le type et fréquence de chaque contrat) ici : https://www.energielocale.org/amap-de-l-ile/qui-contacter-par-contrat/ à cette liste reste incomplète concernant les fréquences de certains contrats très ponctuels)

 

Les contrats ponctuels (que l’on peut aussi appeler contrats saisonniers) :

  • Agrumes : en cours (contrat papier)
  • Kiwis : saison à venir
  • Pommes : en cours

 

Les contrats très ponctuels (que l’on peut aussi appeler contrats exceptionnels) :

  • Bière (dernière livraison en 2020, à archiver ? --> maj 03/10/2023: plus aucune nouvelle de Françoise. il faut considérer ce contrat/producteur sans référent actuellement. A voir s'il ne faut pas totalement l'archiver)
  • Légumes fermentés : toujours actif (fréquence ?)
  • Miel : toujours actif (deux livraisons par an)
  • Sel : toujours actif (fréquence : une ou deux fois par an)
  • Tisane : toujours actif (à quelle fréquence ?)
  • Huile : toujours actif ? (Fréquence : deux fois par an ?)
  • Vin : toujours actif, mais irrégulier (fréquence : une à deux fois par an ?)
  • Plans potagers / fleurs / aromatiques : toujours actif (fréquence : une à deux fois par an ?)

 

@Adeline, @Françoise, @Cynthia (ainsi que @Petronela et @Sandra) : n’étant pas à la réunion, il nous manque vos retours sur une potentielle fréquence (par an) du contrat dont vous êtes référente. Merci de vos retours via mail ou discord ou sur place au lieu de distribution de notre AMAP un jour de livraison/distribution.

 

 

Le contrat "multi-amap" Poisson (qui semble de plus être un contrat de type plus ou moins ponctuel sur une saison d’un an) est bien lancé (Merci Sébastien).
La réponse aux questionnements de Sébastien autour des sujets « administratifs et logistiques » est : ce contrat « multi-amap » Poisson n’est pas en lien direct avec l’organisation interne de notre AMAP (pas de livraison sous le préau donc pas d’adhésion à payer pour ce contrat & pas d’obligation de permanence sur ce type de contrat) .
Comme illustré en séance, tous les amapiens de "l'amap de l'ile" souscrivant au contrat "multi-amap" Poisson ont probablement aussi un autre contrat avec un autre producteur de "l'amap de l'ile" qui les amèneront à devoir payer leurs adhésions et faire leurs permanences. Le cas (très peu probable) d'un amapien de "l'amap de l'ile" qui ne souscrit qu'au contrat "multi-amap" Poisson permet de bien percevoir que cet amapien ne doit aucune adhésion à "l'amap de l'ile" ni obligation de permanence.

 

Point 4 (sur 5) - Focus sur l’administration et la logistique de notre AMAP pour ce lancement de nouvelle saison 2023/2024 puis durant cette saison 2023/2024


Les éléments clés de cette saison 2023/2024 de notre AMAP :

  • Début de saison : 16 octobre 2023 / fin de la saison : 30 septembre 2024 (inclus).
     
  • Cotisation réduite à 2€ pour cette saison. Comme mentionné dans la « FAQ fonctionnement de notre AMAP » la cotisation pourra être réévaluée chaque saison.
  • Nombre de permanence pour un amapien qui souscrit au moins à un contrat de type récurrent : 3 permanences à faire. Suivant optimisation de la logistique pour les permanences durant la saison, peut-être que ce nombre de permanence pourra être réévaluée à la baisse.
    (A noter, en lien avec la valeur « fonctionnement égalitaire pour tous les amapiens », toute personne doit fait ces permanences (même les référents) à partir du moment où cette personne à souscrit à au moins un contrat de type récurrent)
     

@Adrien : Au mieux qu'il peut, sera présent sur toute la durée des livraisons/distributions à partir du 18/09/2023 jusqu'au 16/10/2023 avec comme objectif de faciliter, fludifier et assurer un bon démarrage de cette nouvelle saison avec cette nouvelle organisation pour tous les amapiens.

@Camille, @Adrien : Mettre à jour le contenu de la page "La saison en cours de notre AMAP" puis diffuser ce même contenu par mail à tous les amapiens (ce qui correspond à la "newsletter" habituellement envoyée avant le début de chaque saison auparavant)



Afin de permettre l’action optimisation de la logistique pour les permanences, il est acté en séance que le solde actuel de notre AMAP (environ 1500€) sera transféré du compte bancaire de Marion vers celui d’Adrien

@Marion : Informer sur tous les virements « ponctuels comme récurrents » qui ont été réalisés sur la dernière année (il est perçu, pour le moment, un versement à l’inter-amap pour l’assurance protection civile ainsi qu’un versement vers Socleo pour le site web et le nom de domaine "amapdelile.fr"). Informer du solde exact de notre AMAP (environ 1500€).
@Marion : Réaliser le versement du solde de notre AMAP sur le compte bancaire d’Adrien (qui a préalablement déjà fourni son RIB).

@Adrien : dès les actions de Marion réalisées, initialisation et mise à jour d’un compte de résultat « en cours » visible sur le site de notre AMAP (afin d’assurer la visibilité pour tous les amapien d’un compte de résultat qui deviendra « définitif » en fin de saison).
@Adrien : sous les mêmes conditions que l’action précédente, et après le lancement effectif de la saison, lancer les actions de recherche d’optimisation de la logistique pour les permanences. Toute proposition résultante (ayant un impact financier) sera communiquée au collectif de coordination (tous les référents). Aucune proposition ne sera déclinée en action réelle sans l’accord collégial du collectif en amont.


Dernier point logistique, Juliette est passée ce lundi 11 septembre 2023 sur le lieu de distribution afin de tester les différentes clés qu’elle avait en sa possession. Malheureusement, au final, elle n’a pas de clé permettant d’ouvrir le local. Cela veut dire qu’il n’y a qu’une seule clé permettant d’ouvrir le local (clé conservée actuellement par Jacques).

@Camille : Faire des doubles de cette clé rapidement.

 

Point 5 (sur 5) – Tous les autres sujets

 

Nous avons décidé de retenter de limiter les mails en utilisant de nouveau plus Discord que les mails.

@Tous les référents : installer l’application Discord sur son téléphone portable et/ou utiliser Discord via un navigateur web.

(Tutos vidéo, spécifiques à notre AMAP, pour communiquer avec Discord : https://www.energielocale.org/amap-de-l-ile/espace-restreint-aux-referents/communication-via-discord/ )

 

Deux possibles évènements festifs se distinguent particulièrement (en lien avec le départ de deux producteurs emblématiques de notre AMAP) :

  • Le départ de Line (dernière livraison le 09 octobre 2023)
  • Le départ de Jacques (dernière livraison le 27 mai 2024)

 

@Juliette (avec ou sans les référents concernés) : veux-tu et peux-tu t’occuper de l’organisation d’un pot de départ pour Line (puis dans plusieurs mois pour Jacques) ? Merci de ton retour.

 

Nous avons eu un contact proactif d'une productrice de confiture / soupe / conserves. Camille lui a fait une réponse : OK pour qu’elle vienne faire une dégustation (présentation de ses produits). Pour la suite, ça sera suivant deux conditions essentielles : l’intérêt des amapiens sur ces produits (via sondage) + le fait de trouver un référent pour ce potentiel contrat.