Fonctionnement de l'amap

REGLEMENT INTERIEUR de l’AMAP - Petit Bois

Le présent règlement intérieur peut être modifié lors d’une A.G. à la majorité des présents et représentés.


 

  1. Jours, horaires et lieux de distribution :

  • Les distributions ont lieu :

    • les mercredi (sauf jour férié) entre 18h45 et 20h15* à l’école publique élémentaire Marie-Anne du Boccage, située au 22 B Rue Marie Anne du Boccage 44000 Nantes ;

    • les jeudi (sauf jour férié) entre 18h45 et 20h15* à l’école publique élémentaire de la Fraternité, située au 24 Boulevard de la Fraternité, 44100 Nantes ;

  • En cas de jour férié, il n’est pas prévu de distributions compensatrices un autre jour ;

  • En cas d’impossibilité de rentrer en contact avec les familles absentes, les permanenciers décident du partage des paniers, ou les remettent à une association de bienfaisance.


 

* les horaires restent sous réserves de l’accord de la Mairie sur celles-ci.

 

  1. Les permanences :

  • L’inscription aux permanences se fait au moment de l’adhésion à un contrat ou à son renouvellement, selon le tableau bâti par le coordinateur dudit contrat

  • La newsletter transmise hebdomadairement rappellera les familles inscrites aux permanences pour la distribution de la semaine ;

  • Si la famille prévient d’un empêchement pour assurer la permanence moins de 48 heures avant la distribution, l’ensemble des familles recevra un message d’urgence pour permettre d’assurer le remplacement

  • Le rôle de permanencier se décline en 3 temps :

- de 18h45 à 19h* installer en commun les conditions de distribution (installation des tables, déchargement des produits du véhicule des producteurs)

- de 19h à 20h* aider à la distribution des produits d’un producteur

- de 20h à 20h15* ranger et nettoyer en commun le lieu de distribution


 

* les horaires restent sous réserves de l’accord de la Mairie sur celles-ci.

 

  1. Engagements des producteurs :

  • La fréquence de la présence du producteur aux distributions sera définie dans les engagements du producteur sur le contrat. Cette fréquence sera fonction de la valeur marchande des produits distribués et ne peut pas être nulle ;

  • Quand le producteur est présent à la distribution, il reste disponible auprès de ses produits pour échanger avec les familles ;

  • En cas d’absence imprévue du producteur, celui-ci s’engage à prévenir son coordinateur ;

  • Le producteur est seul responsable des conditions sanitaires réglementaires en vigueur de ses produits entre son lieu de production et jusqu’au début de la distribution.



 

Engagement des adhérents :

  • L’adhérent choisi le nombre de contrats qu’il souhaite souscrire, en prenant parfaitement connaissance de ceux-ci ;

  • Il règle le montant de sa cotisation annuelle en début d’année (janvier) ou lors de la souscription à son premier contrat ou groupement d’achat ;

  • L’adhérent s’engage à venir récupérer son ou ses paniers aux heures et lieux de distribution prévus ;

  • En cas d’absence pour congés ou autre, l’adhérent doit trouver quelqu’un pour récupérer son ou ses paniers ;

  • L’adhérent est responsable de ses produits dès qu’il en prend possession (respect de la chaîne du froid, …) ;

  • Le nombre de permanences par famille est fonction :

- des contrats qui nécessitent la présence d’un ou plusieurs permanenciers,

- du nombre de familles ayant souscrit au contrat.

  • Si le nombre de permanences sur la durée du ou des contrats n’est pas assuré par l’adhérent, le ou les producteurs se réservent le droit de ne pas renouveler le contrat avec l’adhérent ;

  • Si l’adhérent souhaite interrompre son ou ses contrats en cours, il devra trouver lui-même un ou des remplaçants. Il pourra éventuellement s’aider de l’éventuelle liste d’attente.

Pour rappel : l’ensemble des adhérents doit s’investir dans la vie de l’association en permettant de relayer les coordinateurs en place.


 

  1. Engagement des coordinateurs :

  • L’engagement du coordinateur est valable pour la durée du contrat ; il est conseillé de rester le tuteur de son remplaçant pendant le contrat suivant.

  • Il prépare et négocie les termes du contrat avec le producteur ;

  • Il diffuse et organise la réception des contrats signés ;

  • Il sollicite la cotisation pour l’adhésion à l’association ;

  • Il met à jour le fichier commun des adhérents (comprenant la liste des familles inscrites au contrat avec numéros de téléphones, le guide de la permanence, etc.) ;

  • Il communique les informations urgentes du producteur ;

  • Il répond aux questions et aux messages électroniques des familles ;

  • Il gère l’éventuelle liste d’attente des adhérents


 

  1. Le conseil collégial :

  • Le conseil collégial définit les dates de réunion du conseil, au moins 2 pour l’année, et des assemblées générales, au moins 1 pour l’année,

  • Il choisira parmi eux les membres du conseil d’animation : un représentant légal, un animateur trésorier et au moins 3 animateurs coordinateurs.

  • Toutes les décisions seront prises à la majorité des présents et représentés après avoir débattu.

  • Tout membre peut solliciter une réunion supplémentaire. Le conseil collégial se réunira si au moins le quart des membres est d’accord.


 

  1. Entrée ou remplacement d’un producteur en contrat AMAP :

  • Chaque entrée, départ ou remplacement d’un producteur ou groupement d’achat est soumis au vote à la majorité du conseil collégial. En aucun cas le producteur seul peut s’approprier le lieu et les horaires de distribution.

  • Tout groupement d’achat avec le lieu de l’AMAP comme lieu de distribution est soumis à l’autorisation du conseil collégial.

  • Le nombre de groupements d’achats ne pourra être supérieur à la moitié du nombre d’AMAP.


 


 

  1. Gestion des listes d’attente :

  • Chaque producteur détermine le nombre maximum de contrats signés.

  • Les éventuelles listes d’attentes générées par dépassement du nombre maximum de contrats, ne sont pas de la propriété des producteurs.

  • Afin de préserver la convivialité de l’AMAP, le nombre maximum d’adhérents à l’association est déterminé au sein du conseil collégial.



 

  1. Montant de la cotisation à l’association :

  • Le montant de la cotisation annuelle à l’association est déterminé par le conseil collégial. Cette cotisation permet de régler les dépenses à effectuer dans l’année ;

  • La cotisation annuelle est demandée à chaque famille souscrivant un contrat AMAP ainsi qu’à chaque entité juridique de producteur.

  • Tout personne voulant bénéficier de produits d’un groupement d’achats devra faire une adhésion à l’association de l’Amap Petit Bois et régler la cotisation.


 

  1. Communications de l’association :

  • L’utilisation des coordonnées des adhérents est soumise à la loi « informatique et liberté », l’envoi des mails groupés se fera systématiquement en copie cachée. Chaque adhérent (producteurs et mangeurs) s’engage à ne pas utiliser les coordonnées des familles à d’autres fins.

  • Aucune communication externe à l’AMAP n’est autorisée sur le lieu de distribution sans l’accord préalable du conseil collégial.

  • Aucune vente externe à l’AMAP n’est autorisée sur le lieu et les horaires de distribution.

  • Toute présence d’une organisation externe à l’AMAP doit faire l’objet d’une communication à l’ensemble des membres et doit avoir l’accord préalable du conseil collégial.

  • Une newsletter hebdomadaire est envoyée par mail à l’ensemble des membres de l’AMAP. Elle contient : les informations éventuelles remontées par les producteurs ou les coordinateurs, les paniers de la semaine, les permanents inscrits. Le conseil collégial accorde son mandat pour les contenus de la newsletter au coordinateur rédacteur.


 


 

Fait à Nantes le 17 novembre 2022 et adopté à la majorité absolue de l’AG ce même jour.